Dans une petite commune, le secrétaire de mairie prépare les actes, assiste le maire, accueille le public et suit le budget, souvent seul. L'IA générative, utilisée dans un cadre sûr, lui permet de partir d'un premier jet structuré plutôt que d'une page blanche. Voici sept tâches courantes du secrétariat de mairie sur lesquelles elle apporte une aide concrète, et les limites à garder en tête.
Un métier seul face à une charge croissante
Le secrétaire de mairie est le pivot administratif de la commune. Il prépare les séances du conseil municipal, rédige les délibérations et les arrêtés, tient l'état civil, gère les ressources humaines, suit la comptabilité et répond aux habitants. Dans les communes rurales, il travaille fréquemment à temps partiel, parfois pour plusieurs communes à la fois.
Les textes évoluent, les dispositifs se multiplient et les procédures se dématérialisent. Le temps consacré à la mise en forme des documents se fait au détriment de l'accueil, du conseil aux élus et de la vérification des dossiers. C'est précisément sur cette mise en forme que l'IA générative est utile : elle propose une structure et une rédaction, le secrétaire de mairie apporte la connaissance du dossier et la vérification.
1. Délibérations et arrêtés : visas et considérants
Une délibération suit une structure établie : les visas (textes sur lesquels elle se fonde), les considérants (motifs de la décision), puis le dispositif (ce qui est décidé, article par article). Un arrêté du maire obéit à la même logique.
À partir de quelques lignes décrivant l'objet (une modification des tarifs de la cantine, une convention avec une association, une demande de subvention), un assistant dédié propose un projet complet, rédigé dans les formes. Le secrétaire de mairie vérifie les références, complète les éléments propres à la commune et ajuste la rédaction. Le guide rédiger une délibération avec l'IA détaille la méthode, avec un exemple commenté.
2. Comptes rendus du conseil municipal
Après chaque séance, il faut produire les documents qui en rendent compte. Les notes prises pendant la réunion sont souvent abrégées et dans le désordre. L'IA les transforme en un texte structuré : présents et excusés, points examinés, décisions et votes, suites à donner.
Voici un exemple, à partir des notes d'une réunion de la commission des travaux.
Notes saisies : Commission travaux 12/10. Présents : maire, 2 adjoints, resp. services techniques. Voirie rue des Écoles : devis reçu, à présenter au conseil de novembre. Éclairage stade : panne, intervention prévue semaine prochaine. Toiture salle des fêtes : demander 2 devis supplémentaires (services techniques).
Proposition de l'assistant : Compte rendu de la commission des travaux du 12 octobre. Présents : le maire, deux adjoints, le responsable des services techniques.
1. Voirie de la rue des Écoles : le devis a été reçu ; il sera présenté au conseil municipal de novembre. 2. Éclairage du stade : une panne a été constatée ; l'intervention est prévue la semaine prochaine. 3. Toiture de la salle des fêtes : deux devis supplémentaires seront demandés par les services techniques.
L'assistant ne complète pas ce qui manque dans les notes : une date ou un montant absent reste à renseigner par le secrétaire de mairie.
3. Courriers administratifs avec voies de recours
Refus d'une demande, mise en demeure, notification d'une décision : ces courriers doivent être clairs, courtois et juridiquement complets. Une décision défavorable mentionne en particulier les voies et délais de recours, faute de quoi le délai de recours ne court pas.
Un assistant spécialisé rédige le courrier selon les usages administratifs, avec la mention des voies de recours lorsqu'elle est nécessaire. Le secrétaire de mairie renseigne les faits, vérifie la décision et la fait signer.
4. Réponses aux administrés
Demandes d'information, réclamations, questions sur une démarche : les messages des habitants arrivent chaque jour, par courriel, par courrier ou au guichet. Certains sont tendus, d'autres portent sur des sujets que la mairie ne traite pas directement.
L'IA propose une réponse courtoise et exacte, qui oriente vers le bon interlocuteur et n'engage pas la commune au-delà de ce qu'elle peut tenir. Pour une situation délicate, elle aide à trouver le ton juste, ce qui soulage le secrétaire de mairie face aux échanges difficiles.
5. Synthèse des circulaires et documents longs
Circulaires de la préfecture, notes du centre de gestion, rapports d'un bureau d'études, comptes rendus de l'intercommunalité : la lecture de ces documents prend du temps. Il suffit de joindre le fichier, qu'il s'agisse d'un PDF, d'un document Word ou d'une image, pour obtenir l'essentiel en quelques points : ce qui change, pour qui et à quelle date.
La synthèse permet aussi de préparer une information rapide pour le maire ou les adjoints. Pour les points importants, le secrétaire de mairie revient au texte d'origine avant d'agir.
6. Dossiers de subvention
Une demande de subvention demande une note de présentation du projet, un plan de financement et diverses pièces, souvent à adapter à chaque financeur. À partir d'une description du projet, l'IA prépare la note de présentation, reformule les objectifs selon les attentes du dispositif et aide à vérifier que le dossier est complet.
Les montants, les dates et les engagements de la commune restent fournis et contrôlés par le secrétaire de mairie : l'assistant met en forme, il ne crée pas de chiffres.
7. Textes en langage clair pour les habitants
Un arrêté de circulation, une délibération sur les tarifs ou une procédure d'inscription sont rédigés dans une langue juridique. Pour le bulletin municipal, le panneau d'affichage ou le site de la commune, il faut les rendre compréhensibles par tous.
L'IA réécrit le texte en langage clair, ou selon les règles du facile à lire et à comprendre (FALC), sans en changer le sens. Les habitants comprennent mieux ce qui les concerne, et la mairie reçoit moins de questions sur le même sujet.
Ce que l'IA ne fait pas : relecture et responsabilité
L'IA générative produit des textes plausibles, pas des textes vérifiés. Elle peut citer un article de loi modifié, se tromper sur un délai ou formuler une affirmation inexacte. Quelques principes s'imposent :
- Relire chaque document avant signature ou envoi, en vérifiant les références juridiques, les dates et les montants.
- Ne jamais transmettre de données sensibles à un service grand public : coordonnées bancaires, numéro de sécurité sociale, situation sociale ou médicale d'un administré. Le guide ChatGPT en mairie détaille les risques des comptes personnels.
- Garder la décision humaine. L'outil prépare ; le maire décide et signe, le secrétaire de mairie conseille et contrôle.
Ces règles gagnent à être écrites dans une charte commune à tous les services. Le guide charte d'utilisation de l'IA en collectivité présente les rubriques à prévoir.
Questions fréquentes
L'IA peut-elle remplacer le secrétaire de mairie ?
Non. L'IA prépare des premiers jets : projet de délibération, compte rendu, courrier. Le secrétaire de mairie apporte la connaissance de la commune, vérifie les textes et les faits, et accompagne le maire et les élus. Ce rôle de conseil et de contrôle reste entièrement humain.
Faut-il des compétences techniques pour utiliser un assistant ?
Non. Il suffit de choisir l'assistant correspondant à la tâche, puis de coller ses notes ou de joindre le document reçu. Les consignes de l'assistant s'appliquent à toute la conversation, et des modèles de demandes prêts à compléter peuvent être publiés par l'administration.
Peut-on joindre un document contenant des données d'administrés ?
Avec un outil grand public, il vaut mieux s'en abstenir. Avec un portail officiel comme Kolectivia, les données sensibles comme un IBAN ou un numéro de sécurité sociale sont détectées avant l'envoi, et pour les services concernés les noms, adresses et courriels sont retirés avant de parvenir au modèle.
Une petite commune peut-elle s'équiper seule ?
Oui. Le portail hébergé en France par Lyneko ne demande aucune installation et la dépense se fixe par utilisateur. Une commune peut aussi s'équiper par l'intermédiaire de son intercommunalité ou d'un syndicat informatique.
À lire aussi : l'IA générative dans les collectivités territoriales, le guide complet. Tous les guides sont réunis sur la page Guides.