Une charte IA en collectivité fixe les règles d'usage de l'intelligence artificielle générative par les agents territoriaux : ce qu'on peut lui confier, les données qui ne doivent jamais lui être transmises, et la place de la relecture humaine. Elle tient en quelques pages et protège à la fois la collectivité, ses équipes et les administrés.
Ce guide présente les rubriques à prévoir, la manière de construire le texte avec les bonnes personnes, et un modèle de charte que vous pouvez reprendre et adapter à votre organisation.
Une charte avant l'outil, ou avec lui
Dans la plupart des collectivités, l'IA générative est déjà utilisée, souvent sur des comptes personnels et sans règle commune. Le guide ChatGPT en mairie détaille les risques de cette situation. La charte est la première réponse : elle rend l'usage explicite, dit ce qui est permis et ce qui ne l'est pas, et permet d'en parler ouvertement.
Une charte seule ne suffit pas pour autant. Elle repose sur la vigilance de chaque utilisateur, qui peut oublier une règle ou mal apprécier la sensibilité d'un document. Elle produit tous ses effets lorsqu'elle accompagne un outil officiel qui applique automatiquement une partie des règles : vérification des données sensibles avant l'envoi, choix des modèles autorisés, traçabilité.
Deux calendriers sont possibles.
- La charte d'abord. La collectivité pose ses principes, puis choisit un outil qui permet de les appliquer. Les exigences de la charte alimentent directement le cahier des charges.
- La charte avec l'outil. La collectivité déploie un outil officiel et rédige la charte en parallèle, à partir de ses fonctions réelles. Le texte est plus concret et les règles sont applicables dès le premier jour.
Dans les deux cas, la charte doit être prête au moment où les équipes reçoivent l'outil. Les habitudes se prennent dans les premières semaines.
Les huit rubriques indispensables
Une charte efficace reste courte. Chaque rubrique doit pouvoir se lire en une minute et répondre à une question pratique que se pose un utilisateur.
1. Objet et périmètre
La charte précise à qui elle s'applique (agents territoriaux titulaires et contractuels, stagiaires, apprentis, élus le cas échéant, prestataires travaillant pour la collectivité) et quels outils elle couvre : les services d'IA générative qui produisent du texte, des images ou des analyses, qu'ils soient autonomes ou intégrés à d'autres logiciels.
2. Outils autorisés
La charte désigne l'outil officiel de la collectivité et interdit l'usage de comptes personnels pour le travail. Plutôt que de nommer des produits, elle renvoie à une liste tenue à jour par la DSI. Elle indique aussi la marche à suivre pour demander l'ouverture d'un nouvel outil.
3. Données interdites
C'est la rubrique la plus importante. Elle liste les données qui ne doivent jamais être transmises, ou seulement dans les conditions prévues par l'outil officiel :
- numéros de sécurité sociale, coordonnées bancaires, numéros de carte ;
- données de santé, situations sociales, informations sur des mineurs ;
- dossiers individuels des agents territoriaux ;
- documents non publics : offres dans une consultation en cours, projets non arbitrés, éléments couverts par un secret légal.
Des exemples concrets, tirés des services de la collectivité, rendent la règle plus facile à retenir qu'une définition juridique.
4. Relecture humaine et responsabilité
Tout contenu produit par l'IA est un premier jet. L'utilisateur le relit, vérifie les faits, les chiffres et les références juridiques, et reste responsable du document final. La charte rappelle que l'IA peut se tromper avec assurance : citer un texte abrogé, inventer une référence, omettre une mention obligatoire.
5. Transparence
La charte fixe les cas où l'usage de l'IA doit être signalé : contenus publiés, images générées, échanges écrits avec les usagers, documents présentés aux élus. Elle peut prévoir une mention type. L'objectif est la confiance des habitants, pas l'étiquetage systématique de chaque courriel interne.
6. Usages exclus
Certains usages ne relèvent pas de l'IA générative, quelle que soit la qualité de l'outil : prendre une décision individuelle concernant un usager ou un agent territorial, évaluer un candidat ou une offre à la place d'une commission, produire un avis juridique engageant sans validation. La charte les nomme clairement.
7. Sécurité, traçabilité et conservation
La charte informe les utilisateurs de ce qui est contrôlé et conservé : vérification automatique des données sensibles, journal des envois de documents, durées de conservation des conversations. Cette transparence est une obligation vis-à-vis des agents territoriaux et une condition de confiance.
8. Formation, accompagnement et révision
La charte prévoit une formation à la prise en main, désigne un référent à contacter en cas de doute, et fixe un rythme de révision. Le règlement européen sur l'IA demande aux organisations qui utilisent ces systèmes de veiller à un niveau suffisant de maîtrise de l'IA chez leurs utilisateurs : la formation n'est pas un accessoire.
Les personnes à associer
Une charte rédigée par un seul service est rarement appliquée. Elle gagne à être construite avec ceux qui la porteront.
- Le DPO vérifie la conformité au RGPD, inscrit le traitement au registre et apprécie la nécessité d'une analyse d'impact.
- La DSI et le RSSI s'assurent que les règles sont techniquement applicables et tiennent à jour la liste des outils autorisés.
- La direction des ressources humaines intègre la charte au règlement intérieur ou à la charte informatique, et organise la formation.
- Les représentants du personnel sont consultés sur les conditions de travail. Présenter la charte au comité social territorial est une bonne pratique, qui facilite son acceptation.
- Quelques utilisateurs de terrain, par exemple un secrétaire de mairie, un gestionnaire RH et un chargé de communication, testent le texte sur leurs cas réels et signalent les règles inapplicables.
- Les élus, en particulier l'adjoint chargé du numérique ou de l'administration générale, valident les orientations et portent la démarche.
Un groupe de travail réduit, réuni deux ou trois fois, suffit en général pour produire une première version.
Présenter la charte aux élus et aux citoyens
L'usage de l'IA par une administration suscite des questions légitimes. Une charte présentée publiquement montre que la collectivité a fait un choix réfléchi.
Aux élus
Une présentation en bureau municipal ou en commission suffit souvent. Elle expose les usages visés, les garanties retenues pour les données des habitants, le coût et la manière dont l'usage sera suivi. Certaines collectivités choisissent de soumettre la démarche au conseil, ce qui lui donne une visibilité supplémentaire.
Aux citoyens
La charte, ou une version courte, peut être publiée sur le site de la collectivité. Elle rassure les habitants sur le traitement de leurs données et sur le maintien d'une décision humaine. Un bilan annuel, avec le nombre d'utilisateurs et les principaux usages, entretient cette confiance.
Modèle de charte à adapter
Le modèle ci-dessous reprend les huit rubriques avec une proposition de rédaction. Adaptez-le à votre organisation, à vos outils et à vos services, puis faites-le valider par votre DPO et votre DSI.
Charte d'utilisation de l'intelligence artificielle générative
1. Objet et périmètre. La présente charte fixe les règles d'usage des outils d'intelligence artificielle générative par les agents territoriaux, stagiaires, apprentis et prestataires de [nom de la collectivité], dans le cadre de leurs missions.
2. Outils autorisés. Seuls les outils figurant sur la liste publiée par la direction des systèmes d'information peuvent être utilisés pour le travail. L'usage de comptes personnels sur des services grand public est interdit pour toute information professionnelle.
3. Données interdites. Ne doivent jamais être transmis : les numéros de sécurité sociale, coordonnées bancaires et numéros de carte, les données de santé, les informations relatives aux situations sociales, les dossiers individuels des agents territoriaux, et les documents non publics dont la liste figure en annexe. En cas de doute, l'utilisateur s'abstient et consulte le référent.
4. Relecture et responsabilité. Tout contenu produit par l'IA est relu et vérifié avant usage. L'utilisateur reste responsable des documents qu'il produit, signe ou transmet.
5. Transparence. L'usage de l'IA est signalé pour les contenus publiés et les images générées, selon la mention fixée par la direction de la communication.
6. Usages exclus. L'IA ne prend aucune décision individuelle concernant un usager ou un agent territorial, n'évalue pas un candidat et ne remplace pas l'analyse des offres par l'acheteur.
7. Sécurité et traçabilité. L'outil officiel vérifie les données transmises et conserve une trace des envois de documents. Les conversations sont supprimées au terme de [durée fixée par la collectivité].
8. Formation et révision. Chaque utilisateur suit une formation de prise en main. Le référent IA est [nom ou fonction]. La présente charte est révisée chaque année.
Ajoutez en annexe la liste des outils autorisés, des exemples de données interdites propres à vos services, et quelques exemples d'usages recommandés : rédiger un premier jet de courrier, résumer un rapport, reformuler un texte en langage clair.
Les erreurs à éviter
- Un texte trop long. Une charte de quinze pages n'est pas lue. Les précisions techniques ont leur place en annexe ou dans la documentation de la DSI.
- Un texte uniquement prohibitif. Une charte qui n'énumère que des interdictions incite à contourner l'outil. Les usages recommandés montrent ce que la collectivité attend et rassurent les utilisateurs hésitants.
- Des règles impossibles à respecter. Interdire « toute donnée personnelle » revient à interdire la plupart des courriers. Mieux vaut cibler les données réellement sensibles et s'appuyer sur un outil qui retire les données personnelles quand le service le justifie.
- Une charte sans outil. Si aucune alternative officielle n'est proposée, la règle « pas de compte personnel » reste lettre morte.
- Une diffusion par simple courriel. La charte se présente en réunion de service, s'accompagne d'une courte formation et reste accessible depuis l'outil lui-même.
Faire vivre la charte
Une charte se vérifie à l'usage. Les premiers mois, le référent recueille les questions des utilisateurs : elles révèlent les règles mal comprises et les cas que le texte n'a pas prévus. Les demandes de dérogation, lorsqu'un utilisateur est bloqué à tort, sont une autre source précieuse pour ajuster la liste des données interdites. Lors de la révision annuelle, ces retours permettent de clarifier le texte, d'enrichir les exemples et de compléter les modèles de demandes mis à disposition des équipes.
Questions fréquentes
Une charte IA est-elle obligatoire pour une collectivité ?
Aucun texte n'impose une charte sous ce nom. Elle reste le moyen le plus simple de rendre applicables des obligations qui existent déjà : protection des données personnelles, secret professionnel, sécurité des systèmes d'information et maîtrise de l'IA par les personnes qui l'utilisent.
Quelle valeur juridique a une charte d'utilisation de l'IA ?
Elle a la valeur que lui donne son mode d'adoption. Annexée au règlement intérieur ou à la charte informatique existante, et portée à la connaissance de chacun, elle devient opposable aux agents territoriaux. Une simple note d'information n'a qu'une portée indicative.
La charte doit-elle citer les outils autorisés par leur nom ?
Mieux vaut renvoyer à une liste tenue à jour par la DSI, annexée à la charte. Les outils évoluent vite, et une charte qui nomme des produits devient obsolète avant d'avoir été révisée.
À quel rythme faut-il réviser la charte ?
Une révision annuelle convient dans la plupart des cas, avec une mise à jour anticipée en cas de changement d'outil, d'évolution réglementaire ou d'incident. Le bilan présenté aux élus est une bonne occasion de la relire.
À lire aussi : l'IA générative dans les collectivités territoriales, le guide complet. Tous les guides sont réunis sur la page Guides.